Vrijblijvend offertes ontvangen voor je salarisadministratie
Op zoek naar een betrouwbaar en betaalbare partner om jouw salarisadministratie uit te besteden? Ontvang vrijblijvend offertes!
Vind je het te ingewikkeld of tijdrovend om zelf de salarisadministratie van je bedrijf te doen? Dan kun je ervoor kiezen dit uit te besteden aan een gespecialiseerd administratiekantoor.
Voor veel bedrijven is het outsourcen van de complete salarisadministratie een logische keuze. Er is bijvoorbeeld te weinig kennis van wet- en regelgeving in huis om de loonadministratie zelf te doen. Ook een gebrek aan tijd is een veelgehoord probleem. Er is niet alleen te weinig tijd om de administratie te voeren, maar ook te weinig tijd om loongerelateerde vragen van medewerkers te beantwoorden. Grotere organisaties die beschikken over een eigen HR-medewerker of HR-afdeling, zetten hun HR-kennis liever in ten behoeve van recruitment en talentmanagement.
Waarom zou ik mijn salarisadministratie uitbesteden?
Als ondernemer met personeel ben je bij wet verplicht om een salarisadministratie bij te houden. Je kunt dat zelf doen of uitbesteden.
Zelf doen vereist veel vakkennis, want een salarisadministratie is complexe materie. Je moet weten hoe je bruto- en nettoloonberekeningen maakt, jaaropgaven opstelt en een aangifte loonheffingen indient. Bovendien moet je de fiscale en sociale wet- en regelgeving op je duimpje kennen. Een hele opgave, want de regels veranderen voortdurend.
Voor organisaties met meer dan 10 medewerkers lijkt de keuze complexer dan wanneer je je eerste medewerker aanneemt. Maar juist voor grotere organisaties bieden nieuwe technieken en software veel kansen. Omdat de mankracht al aanwezig is, kan de rol van de HR-manager verschuiven van uitvoerend naar controlerend. Je hoeft niet langer alle informatie in te voeren, maar krijgt meer ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, loopbaanbegeleiding en coaching.
Voordelen salarisadministratie uitbesteden
Het grootste voordeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is tijdbesparing. Je bent van alle rompslomp af en je hoeft je niet te verdiepen in de wet- en regelgeving die bij het voeren van een salarisadministratie hoort. De regels veranderen voortdurend en het kost veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven.
Wanneer je de administratie uitbesteedt omdat je te weinig kennis in huis hebt, is een groot voordeel dat medewerkers met hun vragen bij het administratiekantoor terecht kunnen.
Nog een voordeel van het outsourcen van de loonadministratie is dat je de verantwoordelijkheid uit handen geeft. Het administratiekantoor heeft de kennis en ervaring en is verantwoordelijk voor een correcte salarisadministratie. Je perkt het risico op boetes van de belastingdienst dus in door de administratie uit te besteden. Let op: het is belangrijk dat je hier goede afspraken over maakt met je administratiekantoor.
Als je samenwerkt met een goed administratiekantoor, loopt je loonadministratie als een geoliede machine. De loonstroken worden iedere maand keurig aangeleverd en je hoeft niet te checken of alle mutaties kloppen.
Nadelen salarisadministratie uitbesteden
Een bekend gezegde is: “Tijd is geld”, maar soms kun je ergens beter tijd aan besteden dan er geld aan uitgeven. Het is een open deur, maar een nadeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is dat het geld kost.
De meeste salariskantoren vragen een opstarttarief om de gegevens van de medewerkers in te voeren en om je “eigen” online omgeving te creëren. Daarna betaal je een vast bedrag per medewerker per maand of per salarisstrook. Hoe meer medewerkers je in dienst hebt, hoe duurder het uitbesteden dus wordt.
Wanneer je ervoor kiest om de salarisadministratie uit te besteden moet je je realiseren dat je ook een deel van de controle uit handen geeft. De loonadministratie is een essentieel onderdeel van je organisatie en kan belangrijke inzichten geven. We willen niet zeggen dat je het inzicht kwijt bent als je de administratie uitbesteedt, maar je kunt sneller het gevoel kwijtraken. Als je elke maand zelf de salarisadministratie invoert, ben je je meer bewust van de stand van zaken dan wanneer je elke maand een snelle blik op de rapportage werpt.
Voor organisaties die graag het heft in eigen hand houden kan het een nadeel zijn dat je altijd afhankelijk bent van een derde partij. Je geeft een belangrijk proces uit handen en je hebt weinig invloed op de gang van zaken, ook is het niet vanzelfsprekend dat je op ieder moment toegang hebt tot alle beschikbare data en analyses.
De grootste deceptie van het uitbesteden van de loonadministratie is dat je er nog steeds werk van hebt. Dat wil zeggen: als je niet met software werkt of als je de HR-processen van je organisatie maar gedeeltelijk hebt geautomatiseerd zal je er, zelfs als je de loonadministratie hebt uitbesteed, nog steeds werk van hebben. De HR-afdeling zal nog steeds iedere maand de urenstaten moeten checken, accorderen en medewerkers moeten vragen om uren in te vullen wanneer ze dit niet hebben gedaan.
Wat zijn de kosten voor het uitbesteden van mijn salarisadministratie?
De meeste salarisadministratiekantoren hanteren vaste kosten voor de loonadministratie per bedrijf en per werknemer vanaf €20,-. Het laten opstellen van een salarisstrook of loonstrook heeft vervolgens een prijs tussen €5,- en €12,50 per medewerker per maand.
Daarnaast moet je rekening houden met optionele kosten. De koppeling van een salarisstrook met een pensioenfonds heeft bijvoorbeeld een gemiddelde prijs van €2,50 per maand. Wil je dat de administrateur ook het salaris uitbetaalt? Houd dan rekening met hogere kosten voor de administratie van het salaris.
Wil je zeker weten wat het uitbesteden van de salarisadministratie voor u gaat kosten? Vraag dan gratis en vrijblijvend offertes aan en onze gespecialiseerde partners nemen contact met u op.
